Privacy Policy
DeepRFP is fully committed to complying with Spanish and European personal data protection regulations and ensuring full compliance with the obligations set forth, as well as implementing the security measures detailed in the General Data Protection Regulation (GDPR) (EU) 2016/679, of 27th April, and Law 3/2018, of 5th December, on Data Protection and Digital Rights (LOPD and GDD, hereinafter LOPD).
Pursuant to these regulations, you are hereby informed that use of our website may require that certain personal data be collected through contact forms, or by sending emails, that will be processed by DeepRFP, the Data Controller, whose information is as follows:
- Company Name: DeepRFP, S.L.U.
- Trade Name: DeepRFP
- Tax ID Number: B44564276
- Registered Office: Ronda Circunvalación, 188 – 12003, Castelló de la Plana, Castellón, Spain
- Telephone: (+34) 644 425 399
- Email: mydata@deeprfp.com
Collection and processing of personal data
Personal data is any information concerning a person: name, email address, postal address, telephone number, tax ID number, etc. Additionally, when the User visits our website, certain information is automatically stored for technical reasons, such as the IP address assigned by the User’s internet service provider.
DeepRFP, as the Data Controller, must suitably inform Users of this website about the collection of personal data that may be carried out, either by sending an email or by filling in the forms included on the site.
Only the data necessary to perform the hired service, or to be able to respond appropriately to the request for information made by the User, will be obtained. The data collected are identification data and they correspond to a reasonable minimum required to carry out the activity requested. Specifically, no specially protected data is collected at any time. Under no circumstances will DeepRFP use the data obtained for purposes different to the purpose agreed with the User.
Newsletter
Purpose: To send commercial correspondence of interest to the User. As established by LSSICE, DeepRFP agrees not to forward commercial correspondence without identifying it as such. For this purpose, information sent to customers in order to maintain an existing contractual relationship shall not be considered business correspondence.
Legitimation: The legal basis that legitimises this form of processing is the User’s consent, which may be withdrawn at any time.
Data transfer: GetResponse will process data through its servers; it will do so as the Data Processor.
Registration/customer registration forms
Purposes:
- To manage your user registration on our website.
- To send correspondence via email and/or communicate by telephone in order to inform the User of possible incidents, errors, etc.
Legitimation: The legal basis that legitimises this form of processing is the User’s consent, which may be withdrawn at any time.
Data transfer: Namecheap will process data through its servers; it will do so as the Data Processor.
Registration of users
When the User registers through the appropriate form, the information we collect includes:
- Name
- Email address
- IP address
“DeepRFP” will assign the User a secure password that is automatically generated and can be subsequently modified by the User. They don’t expire. To recover the password the User must go to the specific recovery form and enter his/her email to continue the process and be able to modify it, by clicking on the link that will be sent to the email address entered. The User is responsible for maintaining the confidentiality of their password, as well as for all uses the User makes of it. You must inform ” DeepRFP” of any unauthorized use of your account or password as soon as possible.
Once registered, the User will have access to a private panel on which they may view certain content and store their company’s data, etc. They may also manage account options, such as their password or data.
The User may receive the following notifications:
- When registering on the platform (account validation email).
- The User will receive our newsletter if they have subscribed to it. The User may unsubscribe from our newsletter using their user panel or the corresponding links included at the end of the newsletter.
- To recover their password (specified in the previous section).
- When unsubscribing or deleting the account.
Minimum age restriction
Only people over the age of 14 may provide personal data on this website. As required by the Organic Law on Data Protection and Guarantee of Data Rights, in the case of minors under 14 years of age, the consent of their parents or guardians will be a compulsory condition for us to process their personal data.
On the other hand, only people over 18 years old can hire our services. In the case of minors under 18 years of age, the consent of their parents or legal guardians will be a mandatory condition for us to provide the services offered, unless the minor is emancipated.
Down of accounts and services, cancellation and blocking
User accounts are not deleted for lack of use. The User can unsubscribe by requesting it to the staff of “DeepRFP”, by sending an email to mydata@deeprfp.com or through the profile of their account.
“DeepRFP” reserves the right to block without prior notice access to the User account (or directly delete the User account), if you use it illegally or violate the obligations and rules set forth herein, a fact that will be communicated by email.
In exceptional cases, under the free discretion of the administrators of ” DeepRFP”, and evaluating the severity of the fact, administrators may choose to notice the infringing User, before deleting or blocking their account permanently.
By registering as a User, you agree that the owners of this site reserve the right, being able to act at any time and without prior notice, to modify or discontinue this website and its services, or to delete data provided, either temporarily or permanently.
Security measures
DeepRFP hereby informs Users that the necessary technical, organisational and security measures available to us have been taken to prevent the loss, misuse, alteration, unauthorised access or theft of data, and thus guarantee the confidentiality, integrity, and quality of the information contained therein, in accordance with data protection regulations in force. The personal data collected using forms are processed only by the staff of DeepRFP or by the designated Data processors.
The DeepRFP website also has SSL encryption, which allows Users to safely send their data using the website’s contact forms.
Veracity of data
The User states that all data they provide are true and correct, and they agree to keep them up to date. The User will be responsible for the truthfulness of their data and will be solely liable for any conflicts or disputes that may result from their falsification. It is essential that, for us to keep personal data up to date, the User informs DeepRFP whenever there has been any modification to their data.
Data Transfer
“DeepRFP” will not transfer or communicate to any third party your data, except in the cases legally provided or where the provision of a service implies the need for a contractual relationship with a Processor. The User accepts that some of the personal data collected will be provided to these Data Processors (payment platforms, processing agencies, intermediaries, etc.), when it’ll be necessary for the effective performance of a contracted service or product acquired. The User also agrees that, in the event of the provision of services, these may be, in whole or in part, subcontracted to other persons or companies, which will be considered as Data Processors, with which the corresponding contract of confidentiality, or adhered to their privacy policies, set out on their respective websites. The User may refuse the transfer of his/her data to the Data Processors, by written request, by any of the means mentioned above.
In addition, where necessary, the data of Clients may be transferred to certain agencies, in compliance with a legal obligation: Spanish Tax Agency, banks, Labour Inspectorate, etc.
How a User can exercise their rights
The LOPD and the GDPR grant interested parties the option of exercising several rights related to processing of their data. To do so, the User must contact us, providing a copy of documentation proving their identity (ID card or passport), by email sent to mydata@deeprfp.com, or by written communication sent to the address provided in our Legal Notice. This request should also include the following information: User’s name and surname, request, address, and supporting data.
The User must exercise these rights himself/herself. However, they may also be exercised by a person authorised as the User’s legal representative, when documentation attesting to such representation is provided.
The User may exercise the following rights:
- The right to access personal data, which is the right to obtain information on whether their data is being processed, the purpose of any processing that is being developed, as well as the information available on the origin of such data and the communications made or planned thereof.
- The right to rectification, where personal data are incorrect or inaccurate. The User may also request that data found to be inadequate or excessive be erased.
- The right to request a restriction of processing their data, in which case said data will only be retained by DeepRFP to exercise or defend claims.
- The right to object: User has the right to request that their data not be processed or that processing be ceased in cases where their consent is not necessary for processing. Users may oppose commercial prospecting files or decisions related to the person concerned that are based solely on automatic processing of their data, unless further processing is required for legitimate reasons or to exercise or defend potential claims.
- The right to data portability: if the User would like their data to be processed by another company, DeepRFP will provide the User with a portable copy of their data in an exportable format.
If the User grants consent for a specific purpose, they have the right to withdraw this consent at any time, without affecting the lawfulness of processing based on consent before its withdrawal.
We are committed to enforcing all these rights within the maximum legal deadline of 1 month.
If the User believes there is an issue with how DeepRFP processes their data, they can contact our data protection officer or the appropriate data protection authority. The Spanish Data Protection Agency (AEPD) is the control authority in Spain.
Data retention
Requested information of Users’ personal data collected by contact form or by email will only be used strictly during the time necessary to fulfil the request for information, or until consent is withdrawn.
Customers’ personal data will be processed until the end of the contractual relationship. The particular data retention period shall be the minimum necessary, and it may be maintained for:
- Four years: Law on Social Infringements and Sanctions, related to obligations in matters of affiliation, contributions, payment of wages; Arts. 66 et seq. General Tax Act (accounting).
- Five years: Art. 1964 of the Civil Code (personal actions without special deadline).
- Six years: Art. 30 of the Commercial Code, related to accounting records and invoices.
- Ten years: Art. 25 of the Law on the Prevention of Money Laundering and Financing of Terrorism.
- No term: disaggregated and anonymised data.
The data of Users who have subscribed to our newsletter will be kept indefinitely until the consent granted is withdrawn.
International data transfer
“DeepRFP” uses the services of Salesforce and Namecheap to provide the contracted online software and web hosting services; also Calendly, FastSpring, and Hubspot for customer management, all of which are based in the United States. Standard contractual clauses approved by the European Commission have been signed with this entity, or a Data Protection Annex (DPA), in order to ensure the appropriate level of protection in the processing of your personal data, in accordance with the criteria established by the GDPR.
The User specifically and unequivocally grants their consent for the processing of their data and the international
Confidentiality
The information supplied by the User shall, in any case, be regarded as confidential and may not be used for purposes other than those described herein. DeepRFP is obliged to refrain from disclosing information about the User’s claims, the reasons for the information requested, or the duration of its relationship with the User.
Term of validity
This privacy and data protection policy has been drafted on March 30th, 2023. It may vary depending on changes in regulations and jurisprudence. It is the responsibility of the data holder to read the updated document in order to understand their rights and obligations in this regard at any time.
Política de Privacidad
“DeepRFP” se encuentra profundamente comprometido con el cumplimiento de la normativa española y europea de protección de datos de carácter personal, y garantiza el cumplimiento íntegro de las obligaciones dispuestas, así como la implementación de las medidas de seguridad dispuestas en el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) (UE) 2016/679, de 27 de abril, y en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPD y GDD, en adelante LOPD).
De conformidad con estas normativas, informamos que la utilización de nuestro web puede requerir que se faciliten ciertos datos personales a través de formularios de registro o contacto, o mediante el envío de emails, y que éstos serán objeto de tratamiento por “DeepRFP”, Responsable del tratamiento, cuyos datos son:
- Denominación Social: DeepRFP, S.L.U.
- CIF: B44564276
- Domicilio Social: Ronda Circunvalación, 188 – 12003, Castelló de la Plana, Castellón, España
- Teléfono: (+34) 644 425 399
- eMail: mydata@deeprfp.com
Obtención y Tratamiento de Datos Personales
Un dato personal es cualquier información relativa a una persona: nombre, email, domicilio, teléfono, NIF/NIE… Adicionalmente, cuando un Usuario visita nuestro sitio web, determinada información se almacena automáticamente por motivos técnicos, como la dirección IP asignada por su proveedor de acceso a Internet.
“DeepRFP”, como Responsable del Tratamiento, tiene el deber de informar a los Usuarios de su sitio web acerca de la recogida de datos de carácter personal que pueden llevarse a cabo, bien sea mediante el envío de correo electrónico o al cumplimentar los formularios incluidos en el sitio web.
Se obtendrán únicamente los datos precisos para poder realizar el servicio contratado, o para poder responder adecuadamente a la petición de información realizada por el Usuario. Los datos recabados son identificativos y corresponden a un mínimo razonable para poder llevar a término la actividad realizada. En particular, no se recogen datos especialmente protegidos en ningún momento. En ningún caso se realizará un uso diferente de los datos que la finalidad para los que han sido recabados.
Formularios de alta en lista de correo (newsletter)
Finalidad: Envío de comunicaciones, algunas de ellas comerciales, de interés para el Usuarios según la temática de la web. Tal y como establece la LSSICE, “DeepRFP” se compromete a no remitir comunicaciones comerciales sin identificarlas como tales. A estos efectos, no será considerada como comunicación comercial la información enviada a los clientes para el mantenimiento de la relación contractual existente, de haberla.
Legitimación: La base jurídica que legitima este tratamiento es el consentimiento del Usuario, que podrá revocar en cualquier momento.
Cesión de datos: Los datos personales serán tratados a través de servidores gestionados por GetResponse, que tendrá la consideración de Encargado del Tratamiento.
Formularios de registro de Usuario
Finalidades:
- Gestionar su alta de Usuario en nuestra página web.
- Envío de comunicaciones vía email y/o teléfono, con el fin de informar al Usuario de posibles incidencias, errores, etc.
Legitimación: La base jurídica que legitima este tratamiento es el consentimiento del Usuario, que podrá revocar en cualquier momento.
Cesión de datos: Los datos personales serán tratados a través de servidores gestionados por Namecheap, que tendrá la consideración de Encargado del Tratamiento.
Menores de edad
Solo podrán aportar datos personales en este sitio web las personas mayores de 14 años. Según obliga la LOPD y GDD, en caso de menores de 14 años, será condición obligatoria el consentimiento de sus padres o tutores para que podamos tratar sus datos personales.
Por otra parte, solo podrán contratar nuestros servicios las personas mayores de 18 años. En caso de menores de 18 años, será condición obligatoria el consentimiento de sus padres o tutores legales para que podamos prestar los servicios ofertados, salvo que el menor esté emancipado.
Cuando el Usuario realiza su registro a través del formulario correspondiente, la información que recopilamos incluye:
- Nombre
- IP
“DeepRFP” asignará al Usuario una contraseña segura generada de manera automática y que posteriormente el usuario puede modificar. No caduca. Para recuperar la contraseña el Usuario debe ir al formulario específico de recuperación e introducir su email para continuar con el proceso y poder modificarla, pulsando el enlace que se enviará a la dirección de email introducida. El Usuario es responsable de guardar la confidencialidad de su contraseña, así como de todos los usos que haga de ella. Deberá comunicar a “DeepRFP” cualquier uso no autorizado que se haga de su cuenta o contraseña a la mayor brevedad posible.
El Usuario, una vez registrado, tiene acceso a un panel privado, en el que podrá ver determinados contenidos y almacenar datos de su empresa, opciones de su cuenta (como la contraseña o datos de Usuario), etc.
El Usuario podrá recibir las siguientes notificaciones:
- Al darse de alta en la plataforma (email de validación de cuenta).
- El Usuario recibe la newsletter de la web si se ha dado de alta en la misma, de la que puede darse de baja en su panel de Usuario y en los enlaces correspondientes incluidos al pie de la newsletter.
- Por recuperación de contraseña (especificada en el campo anterior).
- Al darse de baja o eliminar la cuenta.
Baja de cuentas y servicio, cancelación y bloqueo
Las cuentas de Usuario no se eliminan por falta de uso. Al expirar la prueba gratuita, la cuenta permanece activa pero sin acceso a la herramienta. El Usuario puede darse de baja solicitando la misma al personal de “DeepRFP”, enviando un email a mydata@deeprfp.com o a través del perfil de su cuenta.
“DeepRFP” se reserva el derecho de bloquear sin previo aviso el acceso al servicio (o eliminar directamente la cuenta de Usuario), si lo usa de un modo ilegal, incumple las obligaciones y normas aquí establecidas, o realiza un mal uso de la aplicación, hecho que será comunicado mediante correo electrónico.
En casos excepcionales, bajo el libre criterio de los administradores de “DeepRFP”, y evaluando la gravedad del hecho, los administradores podrán optar por apercibir al usuario infractor, antes de eliminar o bloquear su cuenta definitivamente.
Al registrarse como Usuario, está de acuerdo en que los titulares de este sitio se reservan el derecho, pudiendo actuar en cualquier momento y sin previo aviso, de modificar o discontinuar este sitio web y sus servicios, o de eliminar datos provistos, ya sea de manera temporal o permanente.
Medidas de Seguridad
Se informa a los Usuarios de la web de “DeepRFP” de que se han adoptado las medidas de seguridad, técnicas y organizativas a nuestro alcance para evitar la pérdida, mal uso, alteración, acceso no autorizado y robo de los datos, y que garantizan así la confidencialidad, integridad y calidad de la información contenida en las mismas, de acuerdo con lo establecido en la normativa vigente en materia de protección de datos. Los datos personales que se recogen en los formularios son objeto de tratamiento, únicamente, por parte del personal de “DeepRFP” o de los Encargados del Tratamiento designados.
El Sitio Web de “DeepRFP” cuenta además con un cifrado SSL, que permite al Usuario el envío seguro de sus datos personales a través de los formularios de contacto o registro del sitio web.
Veracidad de los datos
El Usuario manifiesta que todos los datos facilitados por él son ciertos y correctos y se compromete a mantenerlos actualizados. El Usuario responderá de la veracidad de sus datos y será el único responsable de cuantos conflictos o litigios pudieran resultar por la falsedad de los mismos. Es importante que, para que podamos mantener los datos personales actualizados, el Usuario informe a “DeepRFP” siempre que haya habido alguna modificación en los mismos.
Cesión de datos
“DeepRFP” no cederá ni comunicará a ningún tercero tus datos, excepto en los casos legalmente previstos o cuando sea estrictamente necesario para la prestación de un servicio. Concretamente, los datos podrán ser cedidos a:
- Proveedores de servicios tecnológicos o informáticos
- Proveedores de servicios de pago
- Empresas de mensajería y paquetería
- Terceros o intermediarios, en calidad de prestadores de servicios, que operen en nuestro propio nombre (gestoría, asesoría…).
Las cesiones de datos se producirán respetando la más estricta confidencialidad, empleando las medidas necesarias, tales como la firma de contratos de confidencialidad, o la adhesión a sus políticas de privacidad establecidas en sus respectivas páginas web. El Usuario podrá negarse a la cesión de sus datos a los Encargados del Tratamiento, mediante petición escrita, por cualquiera de los medios anteriormente referenciados.
Además, en aquellos casos en que sea necesario, los datos de Clientes podrán ser cedidos a determinados organismos, en cumplimiento de una obligación legal: Agencia Tributaria Española, entidades bancarias, Inspección de Trabajo, etc.
Ejercicio de Derechos del Usuario
La LOPD y GDD y el RGPD conceden a los interesados la posibilidad de ejercer una serie de derechos relacionados con el tratamiento de sus datos personales. Para ello, el Usuario deberá dirigirse, aportando documentación que acredite su identidad (DNI o pasaporte), mediante correo electrónico a mydata@deeprfp.com, o bien mediante comunicación escrita a la dirección que aparece en nuestro Aviso Legal. Dicha comunicación deberá reflejar la siguiente información: nombre y apellidos del Usuario, el objeto de la solicitud, el domicilio y los datos acreditativos.
El ejercicio de derechos deberá ser realizado por el propio Usuario. No obstante, podrán ser ejecutados por una persona autorizada como representante legal del Usuario, aportándose la documentación que acredite dicha representación.
El Usuario podrá solicitar el ejercicio de los derechos siguientes:
- Derecho a solicitar el acceso a los datos personales, que es el derecho a obtener información sobre si sus propios datos de carácter personal están siendo objeto de tratamiento, la finalidad del tratamiento que, en su caso, se esté realizando, así como la información disponible sobre el origen de dichos datos y las comunicaciones realizadas o previstas de los mismos.
- Derecho a solicitar su rectificación, en caso de que los datos personales sean incorrectos o inexactos, o supresión de los datos que resulten ser inadecuados o excesivos.
- Derecho a solicitar la limitación de su tratamiento, en cuyo caso únicamente serán conservados por “DeepRFP” los datos estrictamente necesarios para el ejercicio o la defensa de reclamaciones.
- Derecho a oponerse al tratamiento: se refiere al derecho del interesado a que no se lleve a cabo el tratamiento de sus datos personales o se cese en el mismo en los supuestos en que no sea necesario su consentimiento para el tratamiento, que se trate de ficheros de prospección comerciales o que tengan la finalidad de adoptar decisiones referidas al interesado y basadas únicamente en el tratamiento automatizado de sus datos, salvo que por motivos legítimos o el ejercicio o la defensa de posibles reclamaciones se tengan que seguir tratando.
- Derecho a la portabilidad de los datos: en caso de que quiera que sus datos sean tratados por otra empresa, “DeepRFP” le facilitará la portabilidad de sus datos en formato exportable.
En el caso de que se haya otorgado el consentimiento para alguna finalidad específica, el Usuario tiene derecho a retirar el consentimiento en cualquier momento, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento basado en el consentimiento previo a su retirada.
Nos comprometemos a ejecutar todos estos derechos dentro del plazo legal máximo (1 mes).
Si un Usuario considera que hay un problema con la forma en que “DeepRFP” está manejando sus datos, puede dirigir sus reclamaciones al Responsable de Seguridad o a la autoridad de protección de datos que corresponda, siendo la Agencia Española de Protección de Datos la indicada en el caso de España.
Conservación de los datos
Los datos de carácter personal de los Usuarios que usen el formulario de contacto o que nos envíen un email solicitando información serán tratados durante el tiempo estrictamente necesario para atender a la solicitud de información, o hasta que se revoque el consentimiento otorgado.
Los datos de carácter personal de los Clientes serán tratados hasta que finalice la relación contractual. El período de conservación de los datos personales será el mínimo necesario, pudiendo mantenerse hasta:
- 4 años: Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (obligaciones en materia de afiliación, altas, bajas, cotización, pago de salarios…); Arts. 66 y sig. Ley General Tributaria (libros de contabilidad…)
- 5 años: Art. 1964 Código Civil (acciones personales sin plazo especial)
- 6 años: Art. 30 Código de Comercio (libros de contabilidad, facturas…)
- 10 años: Art. 25 Ley de Prevención del Blanqueo de Capitales y Financiación del Terrorismo.
- Sin plazo: datos desagregados y anonimizados.
Por su parte, los datos de Usuarios que se den de alta en el boletín o newsletter serán conservados indefinidamente, hasta que se revoque el consentimiento otorgado.
Transferencias Internacionales de Datos
“DeepRFP” utiliza los servicios de Salesforce para ofrecer el software online contratado, de Namecheap para el alojamiento de la web, de Calendly para concertar las reuniones informativas y de Hubspot para la gestión de clientes; empresas que están ubicadas en Estados Unidos. Se han firmado unas cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea con estas entidades para asegurar que se ofrecen las garantías protección adecuadas en el tratamiento de tus datos personales, conforme a los criterios establecidos por RGPD.
Confidencialidad
La información suministrada por el Usuario tendrá, en todo caso, la consideración de confidencial, sin que pueda ser utilizada para otros fines distintos a los aquí descritos. “DeepRFP” se obliga a no divulgar ni revelar información sobre las pretensiones del Usuario, los motivos del asesoramiento solicitado o la duración de su relación con éste.
Validez
Esta política de privacidad y de protección de datos ha sido redactada a día 11 de abril de 2023, y podrá variar en función de los cambios de normativa y jurisprudencia que se vayan produciendo, siendo responsabilidad del titular de los datos la lectura del documento actualizado, en orden a conocer sus derechos y obligaciones al respecto en cada momento.
Hey!
It's Javi, the founder.
There’s one thing that has helped people a lot:
👉 A summary of everything you can do with AI in proposals.
Would you like me to send you that personally?
We (DeepRFP, S.L.U.) will keep your data private and use it only to discuss our products and services, or related offerings, as per your request. You may exercise your rights of access, rectification, limitation, opposition, portability, or withdraw consent by sending an email to mydata@deeprfp.com For more info see Privacy Policy.